6 cosas que hago para organizar mi tiempo

Estar bien preparado también significa estar bien organizado.   Por eso hoy les comparto algunas de las cosas que me sirven a mi para organizar mejor mis días.

1.Dedico media hora los domingos para organizar la semana: esto me ayuda a empezar el lunes de una vez con lo que tengo que hacer y no perder tiempo planeando.  Primero hago una lista de todas las cosas que van a requerir de mi tiempo en la semana. TODAS. Las reuniones, las sesiones, las citas médicas, las tareas de la especialización, ir al gimnasio, etc.  Una vez que tengo la lista hecha, lo divido entre los días que pienso trabajar. Esta división tiene que ser REALISTA, por eso incluyo en la lista absolutamente todo lo que va a ocupar mi tiempo. Trato de que los días queden balanceados con no más de 5 pendientes por día.

2. Procuro no cerrar mi día sin haber terminado todos los pendientes de la lista.  Si por alguna razón no lo logro, los agendo de nuevo durante la semana.

3. Los pendientes difíciles, esos que me dan pereza los asumo como retos.  Y utilizo la técnica de los pomodoros para competir conmigo misma. PRO TIP - si me puedo comprometer con alguien más a terminarlo, soy todavía más efectiva.  Un pomodoro es una “unidad de tiempo” que dura 25 minutos sin distracciones. Después de cada pomodoro uno puede descansar y empezar otro nuevo. Entonces, lo que hago es decirme: ok, me reto a terminar esta tarea en X pomodoros y me concentro full para hacerlo.  Uso un app que se llama Flat Tomato para llevar el control del tiempo productivo y los descansos.

4. Identifico mi PRIME TIME y lo aprovecho.  Esto significa que las horas del día a las que soy más eficiente les asigno las tareas más importantes.  Igual que en la televisión, este es mi tiempo más valioso y por ende lo dedico a lo que más vale la pena en ese momento.

5. Hice un sistema que puede ser replicado. Esto me tomó mucho trabajo la primera vez pero ahora que ya está listo me ahorra muchísimo tiempo.  Por ejemplo, tengo pre escritos mails con información que me piden habitualmente, desarrollé herramientas para los talleres y entonces cada taller sigue la misma estructura y usa las mismas herramientas.  Todas esas cosas que pueden volverse repetitivas, las convertí en un template que utilizo cada vez que es necesario sin necesidad de inventarlo todo desde cero.

6. Trabajo el blog por temas.  Funciona así: cada mes elijo un tema para el que escribo 4 blog posts (los 4 martes de cada mes) y busco alrededor de ese tema otros complementarios que pueda tratar en Instagram.  Así, procuro asignar tiempo para escribir entradas del blog, captions de IG y hacer fotos para cada tema. Entonces en el día a día solo me dedico a responder mensajes directos pero el contenido ya está listo desde mucho antes.

Hay un sexto consejo que es seguir los time management tips de los lunes de @yo.silvia.hidalgo siempre son MEGA valiosos y aplicables.  Planear la semana los domingos y usar pomodoros los aprendí de ella. Espero que esté bonus track les sea útil. ¡Nos leemos de nuevo el martes por acá!

¡Abrazo!  Lucía 

28 - 21 setiembre 2018.